GDPR-register
GDPR-register, versie 8 mei 2018
De organisatie: De seculiere fraterniteiten van Charles de Foucauld
Contactpersoon en verantwoordelijke voor de privacywetgeving:
Christof Bogaert, Groenestraat 243A, 8800 Roeselare
051-72.24.56, christof.bogaert@skynet.be
Het is een feitelijke vereniging, zonder geregistreerde leden. Ze organiseert bijeenkomsten die openstaan voor iedereen, over Charles de Foucauld en zijn spiritualiteit.
Ze publiceert ook een elektronische nieuwsbrief om geïnteresseerden te informeren over deze bijeenkomsten. De nieuwsbrief heeft geen commerciële doeleinden.
Wie wil kan zich aanmelden voor de nieuwsbrief, door het opgeven van een e-mailadres. Op elk moment kan men zich ook afmelden. De vereniging beheert op dit ogenblik ongeveer 350 e-mailadressen. We vragen geen andere persoonsgegevens voor de nieuwsbrief.
De nieuwsbrief bevat enkel informatie over de concrete werking, en we sturen hem enkel naar wie zichzelf heeft aangemeld en aan de deelnemers aan de bijeenkomsten, zie hieronder. We menen dat dit kan zonder een bijkomende toestemming, vanuit het principe van gerechtvaardigd belang.
De lijst met e-mailadressen wordt bijgehouden op de website die de nieuwsbrieven verstuurt. Een backup van de lijst wordt bijgehouden op de PC van de vrijwilliger die de nieuwsbrieven opstelt en verstuurt.
Naast het e-mailadres registreert de vereniging ook nog naam, adres, en telefoonnummer van haar vrijwilligers en van de deelnemers aan haar bijeenkomsten, dit laatste voor de organisatie ervan.
Qua beeldmateriaal nemen vrijwilligers foto's met sfeerbeelden van de bijeenkomsten en die worden achteraf toegankelijk gemaakt voor de deelnemers. Bij inschrijving voor een bijeenkomst wordt hiervoor aan de deelnemers hun schriftelijke toestemming gevraagd, alsook voor het versturen van de nieuwsbrief.
Alle persoonsgegevens worden bijgehouden op de PC van de hierboven vermelde contactpersoon, op back-ups ervan en nergens anders.
De hierboven vermelde PC's zijn beveiligd met een antivirusprogramma en de persoonsgegevens die erop bewaard worden vereisen een wachtwoord voor toegang. De server met de website voor de nieuwsbrieven is enkel toegankelijk mits gebruikersnaam en wachtwoord. Enkel de vrijwilligers van de vereniging kennen de toegangsgegevens.
De vereniging werkt niet samen met andere organisaties en deelt geen persoonsgegevens met derden.
Datalekken zoals b.v. het verlies van een USB-stick of een PC met niet-versleutelde gegevens zullen binnen de 72 u. na ontdekking van het verlies gemeld worden aan de privacycommissie.
Dit GDPR-register wordt geregeld nagekeken en zo nodig gecorrigeerd en/of aangevuld.